Процесуалістам відомо, що всі докази у справі повинні відповідати критеріям належності, достовірності і достатності. У цій статті розглянемо питання відповідності копій документів вищевказаним критеріям в розрізі подачі копій документів, що містять в собі дані, які потенційно можуть бути визнані доказом у судовому процесі. При аналізі даного питання за основу взято норми цивільного процесуального законодавства, також можливе застосування норм із інших процесів.
Належні докази
Що ж таке докази? Цивільний процесуальний кодекс (ЦПК) України, а саме - частина 1 статті 76, визначає докази як дані, мотивуючись якими суд визначає відсутність або наявність фактів (обставин), здатних обґрунтувати вимоги і заперечення учасників процесу. Також такі дані можуть містити інформацію, необхідну для визначення інших обставин, що мають значення для вирішення справи. Не варто забувати, що чинне процесуальне законодавство зобов'язує вказувати інформацію про наявність в учасника процесу оригіналу документа (доказу), про який заявляється в судовому процесі.
У той же час норма статті 77 ЦПК України говорить про те, що всі докази повинні бути належними. Належні докази повинні містити інформацію щодо обставин, які підтверджують заявлені вимоги чи заперечення сторін або мають інше значення для розгляду справи, і підлягають встановленню в процесі прийняття судового рішення. Тобто докази повинні містити інформацію про предмет, що розглядається. Варто зазначити, що процесуальним законодавством України сторонам надається право на підтвердження своїх заперечень або вимог шляхом надання відповідних доказів.
Законодавство також визначає поняття достовірності та достатності доказів. Статті 79 і 80 ЦПК України вказують на те, що докази, за допомогою яких можна визначити фактичні обставини справи, є достовірними, а докази, що дозволяють у своїй сукупності визначити наявність або відсутність обставин справи, що входять до предмету доказування, - достатніми.
Сторони процесу зобов'язані довести автентичність обставин, на які вони посилаються, і в цьому немає нічого дивного, адже принцип змагальності в процесі вирішення спорів ніхто не відміняв. Але реалії застосування вітчизняної системи норм права є такими, що паралельно з однією нормою права діє інша, яка так чи інакше змінює (а то і повністю ставить під сумнів) одне і те ж положення.
Письмові докази подаються в оригіналі або копії (належним чином засвідченій), але тільки в разі, якщо законодавством не передбачено інше. Якщо ж для вирішення спору необхідна лише частина певного документа, тоді надається завірений витяг з нього. Норми аналогічного змісту є в Господарському процесуальному кодексі України (стаття 91), а також в ЦПК України (частина 2 статті 95).
Як засвідчувати?
До недавнього часу (думаю, мене підтримає більшість) не виникало ніяких питань щодо фактичного засвідчення копій документів, на копії ставилися різні позначки: «копія вірна», «відповідає оригіналу», просто «копія» - які тільки варіанти не зустрічалися. Якщо виникала підозра або сумніви в достовірності документа, суд витребовував оригінал або ж подавалася заява про забезпечення доказів і тоді оригінал такого документа досліджувався в судовому засіданні.
Як же засвідчити копію документа, щоб в процесі визнання його доказом не виникло проблем? З 2003 року в дію вступила система вимог до оформлення документів. Пунктом 5.27 Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (вимоги до оформлення документів - ДСТУ 4163-2003, що діє від 1 вересня 2003 роки) чітко прописується, що при засвідченні копії документа повинна бути вказана відмітка «Згідно з оригіналом», назва посади, ініціали, прізвище, проставлений особистий підпис особи, ким засвідчено копію, дата засвідчення копії. І, як не дивно, завірення копії будь-яким іншим чином, не у відповідності із зазначеним ДСТУ 4163-2003, тягне за собою визнання доказів, що містяться в ньому, недопустимими.
Особливу увагу належному і законно затвердженому процесу завірення копій документів суди почали приділяти після винесеної 11 липня 2018 року Верховним Судом у складі колегії суддів Касаційного господарського суду постанови по справі N 904/8549/17. Позиція Верховного Суду полягала в тому, що неправильне, як вважає суд, завірення копій документів тягне за собою їх недопустимість. Відповідно відомості, наявні в документі, які можуть містити в собі докази, досліджуватися вже не будуть, так як порушений процесуальний порядок. Як наслідок, спір, який вирішено на підставі недопустимих доказів, є порушенням процесуального права. Що стосується вищезгаданої справи, розглянутої Верховним Судом, то всі прийняті раніше судові рішення в рамках цієї справи були скасовані, а матеріали направлені на новий розгляд до суду першої інстанції.
Але чи не порушив у такому випадку Верховний Суд ряд принципів, визначених законодавством: принцип диспозитивності, пропорційності і розумності строків розгляду справи судом? Пам'ятаємо, що процесуальні кодекси не містять чіткої форми засвідчення копій письмових документів, вони вказують на порядок, який визначений законом. Але чи можна віднести Уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації до джерел права?
Процесуальні норми передбачають лише те, що сторона своїм підписом і зазначенням дати підтверджує відповідність копії письмового доказу оригіналу, а оригінал такого документа знаходиться в учасника процесу. І це все, інших норм в процесуальному законодавстві немає. Вищесказане дає можливість прийти до висновку, що суду в подібних випадках слід звертати увагу на наступні моменти: чи відбулося завірення копій (сам факт), ким і коли копія була завірена - цим учасники процесу вказують на наявність або відсутність у них оригіналів копій, які додаються до справи.
При цьому варто пам'ятати, що учасники процесу не звільняються від обов'язковості доведення автентичності копії документа. За клопотанням учасника процесу або ж за власною ініціативою суд має право витребувати оригінал письмового доказу, щоб переконатися в достовірності копії витребуваного документа. У разі якщо учасник процесу не надасть оригінал документа, такий доказ суд не бере до уваги.
У той же час в пункті 11 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про судове рішення у цивільній справі» від 18 грудня 2009 року N14 сказано, що в мотивувальній частині судового рішення суд наводить такі дані: інформацію про відомі, підтверджені у судовому процесі обставини справи, які мають значення для прийняття рішення, юридичну оцінку таких обставин і визначені відповідно до них правовідносини, оцінку всіх наданих суду доказів, при необхідності розрахунки, з яких суд виходив при встановленні обсягу грошових та інших майнових вимог. Всі дії, оцінки та розрахунки суду повинні бути вмотивовані і роз'ясненні.
На завершення хочеться додати: суд має захищати права, свободи та законні інтереси учасників судового процесу, фізичних і юридичних осіб, державних органів і суспільства в цілому. Природно, що в процесі такого захисту суд вправі керуватися тільки встановленими законом нормами і нормами договорів. Якщо ж такі норми не передбачені, для вирішення справи суд може визначити у своєму рішенні такий спосіб захисту, який не суперечить закону.
Засвідчення копій письмових документів не у відповідності з ДСТУ 4163-2003 не повинно призводити до порушення законних прав та інтересів учасників судового процесу, які звернулися за захистом до суду. Взявши до уваги все викладене в статті, можна сказати, що недотримання ДСТУ 4163-2003 при засвідченні копій документів - це зайвий (дуже часто) формалізм, більш того, скоро в повній мірі (сподіваємося, належним чином) запрацює Єдина судова інформаційно-телекомунікаційна система . А там уже будемо все завіряти в електронному порядку.
Автор: Євген Яценко, адвокат OSTIN Law Firm
Джерело: Юридична практика, http://pravo.ua/article.php?id=1001184705